Panduan dan keutamaan-keutamaan CPLP diasaskan dalam Persidangan Selang Dua Tahun antara Ketua-Ketua Negara dan Kerajaan (Sidang Kemuncak CLPP) serta Pelan Tindakan Pertubuhan disahkan dalam Majlis Menteri-Menteri Luar yang diadakan setiap tahun.
Sidang kemuncak khas boleh dimohon pada bila-bila masa sahaja oleh 2/3 negara ahli. Selalunya, ia diadakan untuk isu-isu yang serius atau insiden-insiden yang berlaku di negara-negara ahli. Terdapat juga perhimpunan bulanan Jawatan Kuasa Pemandu yang diadakan berikutan projek-projek atau inisiatif-insiatif tertentu.
Ibu pejabat CPLP terletak di Istana Penafiel di Lisbon, Portugal. Walau bagaimanapun, pertubuhan ini mengekalkan biro-biro yang lain di kementerian luar di negara-negara ahlinya. Pertubuhan ini dibiayai kewangannya oleh negara-negara anggota.
Misi dan Objektif
CPLP adalah forum multilateral yang dicetuskan bagi memperdalam lagi hubungan kerjasama dalam bidang kebudayaan, ekonomi dan politik antara negara-negara berbahasa Portugis (Lusophone) di seluruh dunia. Objektif-objektif utamanya adalah:
- Mempromosikan dan menyebarluaskan lagi bahasa Portugis
- Kerjasama politik dan diplomatik antara negara-negara anggota
- Kerjasama dalam semua bidang termasuklah kebudayaan, kesihatan, sains dan teknologi, pertahanan, pertanian, pentadbiran awam, komunikasi, keadilan, keselamatan awam, kebudayaan, sukan dan media.
Setiausaha Eksekutif CPLP atau Secretario Executivo da CPLP adalah ketua eksekutif dan wakil tertinggi sekali dalam pertubuhan ini. Setiausaha Eksekutif ini bertanggungjawab dalam memacu Secretariado Executivo atau Urusetia Eksekutif, iaitu cawangan CPLP yang bertanggungjawab dalam mencetuskan dan melaksanakan agenda bagi projek serta inisiatif-inisitaif CPLP.
Setiausaha Eksekutif mestilah dari dalam kalangan diplomat atau ahli politik dari salah satu negara anggota, dipilih untuk memegang mandat selama dua tahun di Sidang Kemuncak CPLP dan boleh dipilih semula sekali lagi untuk penggal kedua. Setiausaha Eksekutif akan memegang jawatan dari Istana Penafiel di Lisbon, Portugal.
